Trong thế giới công việc hiện đại, đặc biệt là trong các lĩnh vực như kế toán và quản lý kho, phần mềm Excel trở thành một công cụ thiết yếu để xử lý dữ liệu. Để tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu quả công việc, việc sử dụng các phím tắt trong Excel là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết hết những tổ hợp phím này. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn khám phá hơn 69 phím tắt hữu ích trong Excel mà bạn nên ghi nhớ.
Phân loại các phím tắt theo chủ đề
Một cách hiệu quả để ghi nhớ các phím tắt là phân loại chúng theo từng chủ đề sử dụng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ các tổ hợp phím tắt theo nhiều mục khác nhau, từ điều hướng cho đến thao tác định dạng và sao chép.
1. Phím tắt trong Excel kết hợp với CTRL và ALT
a. Phím tắt điều hướng
| PHÍM TẮT | CÔNG DỤNG |
|---|---|
| ALT + TAB | Chuyển đổi giữa các chương trình |
| CTRL + TAB | Chuyển đổi giữa các file Excel đang mở |
| CTRL + PAGE UP | Sang sheet bên trái |
| CTRL + PAGE DOWN | Sang sheet bên phải |
| HOME | Di chuyển về đầu dòng |
| CTRL + HOME | Di chuyển về dòng và cột đầu tiên |
| CTRL + END | Di chuyển về dòng và cột cuối cùng |
b. Các phím tắt thao tác
| PHÍM TẮT | CÔNG DỤNG |
|---|---|
| CTRL + N | Tạo file mới |
| CTRL + O | Mở file đã lưu |
| CTRL + P | In |
| CTRL + S | Lưu trang |
| CTRL + W | Đóng trang hiện tại |
| ALT + = | Sử dụng chức năng Auto Sum |
| CTRL + SHIFT + A | Chèn dấu () và các đối số sau khi nhập tên hàm |
Đơn giản nhưng dễ nhầm lẫn, hãy nhớ rằng chỉ cần lưu ý các ký tự chữ và tự động thêm nút trợ năng Ctrl.
c. Các phím chức năng tắt
| PHÍM TẮT | CÔNG DỤNG |
|---|---|
| F2 | Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô |
| F3 | Dán một tên đã đặt trong công thức |
| F4 hoặc CTRL + Y | Lặp lại thao tác vừa thực hiện |
| F5 | Đi đến vị trí xác định theo tham chiếu |
Các phím chức năng có sẵn mà không cần kết hợp với phím phụ trợ nào khác, dễ nhớ và tiện lợi cho người dùng.
d. Phím tắt sao chép
| PHÍM TẮT | CÔNG DỤNG |
|---|---|
| CTRL + C | Sao chép |
| CTRL + D | Chép giá trị từ ô trên vào ô hiện hành |
| CTRL + R | Chép dữ liệu từ bên trái qua phải |
| CTRL + V | Dán |
| CTRL + X | Cắt |
| CTRL + Z | Quay lại thao tác vừa thực hiện |
| CTRL + DELETE | Xoá tất cả chữ trong một dòng |
| ALT + ENTER | Xuống dòng trong ô |
Những tổ hợp phím tắt này rất quan trọng cho mọi thao tác trong Excel và giúp tiết kiệm thời gian.
e. Phím tắt định dạng
| PHÍM TẮT | CÔNG DỤNG |
|---|---|
| CTRL + – | Xóa dòng, cột |
| CTRL + ; | Cập nhật ngày tháng |
| CTRL + 0 | Ẩn các cột đang chọn |
| CTRL + 1 | Gọi hộp thoại Format Cells |
| CTRL + 5 | Bật / tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa |
| CTRL + 9 | Ẩn các dòng đang chọn |
| CTRL + B | Bật / tắt in đậm |
| CTRL + I | Bật / tắt in nghiêng |
| CTRL + U | Bật/tắt gạch chân |
Mặc dù một số phím tắt yêu cầu việc kết hợp nhiều phím, nhưng nếu ghi nhớ được, bạn sẽ thấy chúng thật sự hữu ích trong công việc hàng ngày.
f. Chọn vùng dữ liệu
| PHÍM TẮT | CÔNG DỤNG |
|---|---|
| ALT + DOWN ARROW | Hiển thị danh sách các giá trị trong cột hiện hành |
| CTRL + ARROW | Di chuyển đến ô cuối cùng có chứa dữ liệu trước ô trống |
| CTRL + SHIFT + END | Mở rộng vùng chọn đến ô sử dụng cuối cùng |
| CTRL + SHIFT + HOME | Mở rộng vùng chọn về đầu worksheet |
| CTRL + SPACEBAR | Chọn cả cột |
| CTRL + ’ | Chép giá trị ô phía trên vào vị trí con trỏ |
| ESC | Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi |
| SHIFT + ARROW | Chọn vùng |
| SHIFT + ENTER | Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn |
Các phím tắt này rất quen thuộc và thường xuyên được sử dụng trong việc điều hướng và lựa chọn dữ liệu.
2. Phím tắt kết hợp phím trợ năng Alt và các ký tự gạch dưới của menu
Ngoài các phím tắt nêu trên, còn có nhiều tổ hợp phím khác mà bạn có thể sử dụng bằng cách nhấn phím Alt cùng với các ký tự gạch dưới trong menu của Excel 2003. Đây là nguyên tắc chung giúp bạn truy cập nhanh chóng vào các chức năng:
| PHÍM TẮT | CÔNG DỤNG |
|---|---|
| ALT + D P | Insert / PivotTable |
| ALT + A E | Data / Text to Column |
| ALT + D B | Data / Subtotal |
| ALT + O H U | Hiện sheet đã ẩn |
| ALT + O H H | Ẩn sheet |
| ALT + O C A | Tự canh chỉnh độ rộng cột |
| ALT + E S | Dán Special |
| ALT + D F F | Data / Filter |
| ALT + W F + ENTER | View / Freeze hoặc Unfreeze Panes |
| ALT + W S | View / Split |
| ALT + N + (Type of chart) | Chèn biểu đồ |
Dù có nhiều ký tự khó nhớ, nếu bạn chăm chỉ luyện tập, những phím tắt này sẽ trở nên quen thuộc và hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc. Thông qua việc áp dụng những phím tắt trong Excel, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Hy vọng rằng danh sách trên sẽ giúp bạn thành thạo hơn trong việc sử dụng Excel hàng ngày. Xem thêm tại Chelsea Highschool.