Trong thời đại công nghệ hiện nay, việc làm chủ các phần mềm văn phòng như Excel không chỉ là một lợi thế mà còn là một yêu cầu thiết yếu, đặc biệt đối với những người làm trong lĩnh vực kế toán. Bài viết này sẽ giới thiệu một số thủ thuật Excel siêu tốc, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Thống Kê Nhanh Với Thanh Trạng Thái
Khi cần thực hiện các phép tính tổng, giá trị lớn nhất (max) và nhỏ nhất (min), thay vì sử dụng các hàm SUM, MAX, MIN theo cách thông thường, giờ đây bạn chỉ cần một thao tác đơn giản. Hãy kéo chuột từ đầu đến cuối của dãy số cần thống kê, và kết quả sẽ tự động hiển thị ngay trên thanh trạng thái (Status bar) ở phía dưới màn hình. Đây là một cách nhanh chóng và tiện lợi để có được thông tin bạn cần mà không phải tốn nhiều thời gian.
Hoán Đổi Dòng Thành Cột và Ngược Lại
Một trong những tính năng hữu ích khác của Excel là khả năng hoán đổi vị trí giữa các dòng và cột. Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần sao chép phần dữ liệu cần chuyển đổi, rồi click chuột phải, chọn “Paste Special” (Dán Đặc Biệt) và sau đó chọn “Transpose” (Chuyển Đổi). Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại một cách nhanh chóng.
Tính Tổng Một Cách Nhanh Chóng
Việc sử dụng công thức SUM để tính tổng là điều quen thuộc với nhiều người dùng Excel. Tuy nhiên, bạn có thể áp dụng hai thủ thuật sau để tính tổng một cách siêu tốc:
- Tổ hợp phím ALT + =: Nhấn tổ hợp phím này và kết thúc bằng phím Enter, bạn sẽ nhận được tổng của dãy số chỉ trong chưa đầy một giây.
- Sử dụng biểu tượng tổng trên thanh ribbon: Bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng tổng trên thanh công cụ để tự động tính tổng cho các ô liền kề.
Lưu ý rằng hai cách này yêu cầu các dữ liệu phải nằm liền kề nhau và không được rời rạc.
Bật Tính Năng Data Filter Siêu Tốc
Nếu bạn thường xuyên phải lọc dữ liệu trong Excel, hãy thử cách sau để tiết kiệm thời gian. Đầu tiên, nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ dữ liệu, sau đó nhấn tổ hợp ba phím Ctrl + Shift + L để bật tính năng lọc. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và phân loại thông tin mà không phải mất nhiều thời gian.
Lưu ý là các ô dữ liệu mà bạn muốn lọc cần phải nằm liền kề với nhau để đảm bảo tính chính xác.
Hiển Thị Công Thức Nhanh Chóng
Bạn có biết rằng có một cách đơn giản để hiển thị nhanh công thức trong Excel? Chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + ~, bạn sẽ thấy tất cả các công thức trong bảng tính. Nếu muốn ẩn lại, bạn chỉ cần nhấn lại tổ hợp phím này một lần nữa. Điều này rất hữu ích khi bạn cần kiểm tra và sửa lỗi trong quá trình nhập dữ liệu. Những thủ thuật Excel siêu tốc trên không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao kỹ năng làm việc với bảng tính. Hy vọng rằng với những mẹo nhỏ này, bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn trong công việc kế toán của mình. Chelsea Highschool sẽ tiếp tục cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích trong những bài viết tới.